Xcure Oy asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Xcure Oy

Y-tunnus: 2029713-9

Mannerheimintie 113, 00280 Helsinki

Puhelinnumero: 0207981360

Sähköposti: info@xcure.fi

Yhteyshenkilö

Juha Valtonen

Puhelinnumero: 0207981360

Sähköposti: info@xcure.fi

Rekisterin nimi

Xcure Oy asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteen hoitamista ja kehittämistä varten.

Tietoja käytetään mm.

– palveluiden tarjoamiseen ja tuottamiseen

– asiakassuhteen hoitamiseen, kuten tukipalveluihin, asiakasviestintään ja markkinointiin

– liiketoiminnan suunnitteluun ja kehitykseen

– lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja

Yksilöinti- ja yhteystiedot:

Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoitetiedot, asema tai tehtävä organisaatiossa

Asiakkuuteen liittyvät tiedot:

Tiedot sopimuksista sekä palvelu- ja tilaustiedot, kuten tuote-, hinta-, tarjous-, toimitus- ja laskutustiedot

Palveluiden käyttötiedot (mm. lokitiedot, käyttäjäroolit, asetukset)

Asiakkuuteen liittyvä viestintähistoria (mm. sähköpostiviestit, puhelutiedot, asiakaspalautteet, tiedot tapaamisista)

Markkinointiin ja tapahtumiin liittyvät tiedot:

Osallistumisesi koulutus- ja asiakastilaisuuksiin

Uutiskirjeen tilaajat ja markkinointiviestinnän vastaanottajat

Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset

Sinuun kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niiden tulokset

Verkkosivujen käyttöön liittyviä tietoja (esimerkiksi lomakkeiden lähetystiedot ja sivujen käytön analytiikka)

Käsittelyperuste

Suostumus

Sopimus

Lakisääteinen velvoite

Oikeutetut edut

Kuvaus oikeutetuista eduista joihin käsittely perustuu

Palveluidemme ja tuotteidemme markkinointia tehdään osittain oikeutettuun etuun perustuen. Oikeutetut edut ovat elinkeinon harjoittamisen vapaus ja suoramarkkinointi. Xcure tarjoaa palveluitaan ja tuotteitaan organisaatioille ja markkinointi on yrityksen menestykselle välttämätöntä, näin oikeutettu etu on perusteltu käsittelyperuste. Markkinointi palvelee myös markkinoinnin kohteena olevaa henkilöä, joka saa vastuualueeseen liittyen tietoa markkinoilla saatavilla olevista palveluista ja tuotteista.

Henkilötietojen käsittelijät

Xcure Oy:n keräämiä ja käsittelemiä asiakastietoja voivat käsitellä Xcure Oy:n yhteistyökumppanit tai järjestelmätoimittajat.

Google Inc.

HubSpot Inc.

Microsoft Inc.

TCD Consulting and Research Oy

UpCloud Oy

Visma Solutions Oy

Sil-Kas Oy

Tietolähde

Rekisteröidyltä itseltä

Muusta lähteestä

Kuvaus tietolähteistä

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakaspalvelutilanteissa tai asiakkaan luovuttaessa tietojaan palveluiden käytön yhteydessä, kotisivujen lomakkeilla, sähköposteissa ja muissa keskusteluissa. Tietoa kerätään myös yhteystietopalveluista sekä julkisista lähteistä, kuten yritysten internetsivuilta. Xcuren verkkosivuilla vierailevista kerätään automaattisesti tietoa, jota hyödynnetään mm. sivujen kehittämisessä.

Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset

Henkilötiedot on annettava asiakassuhteen hoitamista varten mm. tarjousten ja palveluiden toimittamiseksi asiakkaalle. Mikäli tarvittavia tietoja ei anneta, ei asiakassuhteeseen liittyviä tehtäviä voida välttämättä toteuttaa.

Muissa yhteyksissä henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaika vaihtelee suuresti henkilötietojen käyttötarkoituksen ja henkilötietotyyppien mukaan.

Asiakkuuteen liittyviä tietoja säilytämme niin pitkään, kuin asiakkuuden hoitoon liittyen on tarvetta ja lainsäädäntö meitä velvoittaa. Yhteisöasiakkaiden asiakassuhteen hoitamiseen liittyvän henkilön tietoja säilytetään niin pitkään, kuin henkilö toimii yhteisöasiakkaan palveluksessa tai liittyy toimittamiimme palveluihin. Yhteyshenkilön muuttuessa tiedot muutetaan asiakkaan tai yhteyshenkilön ilmoittaessa asiasta tai muutoksen havaittuamme.

Palveluiden käyttötietoja säilytetään sopimusten voimassaollessa ja sen päätyttyä enintään 24 kuukauden ajan.

Markkinointiin käsiteltävää tietoa säilytämme toistaiseksi tai niin kauan, kuin henkilö on vaikuttamassa yhteisön ostopäätöksiin tarjoamiimme palveluihin liittyen. Tämän jälkeen henkilön tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Uutiskirjeiden tilaajien ja markkinointiviestinnän vastaanottajien tietoja säilytetään kunnes niihin liittyvä suostumus on peruttu tai henkilö vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin. Tämän jälkeen tiedot poistetaan, mutta säilytämme henkilön sähköpostiosoitteen markkinoinnin kieltolistalla, jotta henkilölle ei kohdisteta suoramarkkinointia.

Verkkosivujen henkilötason analytiikkatietojen (Google analytics) säilytysaika on 14 kuukautta.

Tarpeettomat henkilötiedot pyritään poistamaan heti, kun tietoja ei enää tarvita.

Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle

Kyllä

Tietojen siirto EUn tai ETAn ulkopuolelle

Asiakkaiden yksilöinti- ja yhteystietoja, asiakkuuden hoitoon liittyvää tietoa sekä markkinointiin liittyvää tietoa siirretään EU:n ulkopuolelle Yhdysvalloissa sijaitseviin palveluihin. Siirron perusteena on Privacy Shield -järjestelmä, jossa siirron saajina toimivat Microsoft, Hubspot ja Google. Järjestelyn voimassaolon voit tarkistaa oheisista linkeistä:

Microsoft: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active

HubSpot: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TN8pAAG&status=Active

Google: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active

Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä

Ei

Vastustamisoikeus

Jokaisella rekisteriin tallennetulla on oikeus kieltää tietojensa käyttö Xcure Oy:n markkinoinnissa. Tietojen käsittelyn rajoitusta koskeva pyyntö tulee esittää markkinointiviestien ”poistu postituslistalta” -toiminnolla tai sähköpostitse osoitteeseen info@xcure.fi. Markkinointikieltoja koskevat tietojen korjauspyynnöt osoitetaan sähköpostilla osoitteeseen info@xcure.fi tai postitse rekisterinpitäjän osoitteeseen.

Oikeus perua suostumus

Mikäli käsittelyperuste on suostumus esim. uutiskirjeisiin, rekisteröity voi perua suostumuksen viestien ”poistu postituslistalta” -toiminnolla tai sähköpostitse osoitteeseen info@xcure.fi.

Rekisteröidyn muut oikeudet

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Oikeus tietojen poistamiseen

Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan

Jokaisella rekisteriin tallennetulla on pyynnöstä oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Rekisteröity voi pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista ja rajoittaa tällaisten tietojen käsittelyä. Rekisteröity voi myös pyytää häntä koskevien tietojen poistamista, mikäli niitä ei enää tarvita. Tiedot korjataan ja poistetaan pyynnön vastaanottamisen jälkeen ilman aiheetonta viivytystä. Tietopyynnön esittämisen jälkeen tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti. Tietojen tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

Rekisteröity voi käyttää yllämainittuja oikeuksiaan ottamalla tarvittaessa yhteyttä rekisterinpitäjään.

Valitusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.